Všichni známe ten pocit, kdy se nám v gmailové schránce hromadí spousta nepřečtených emailů a náš postupně se ztrácí. Jak se s tím vypořádat? Je důležité pravidelně čistit svou poštu a udržovat ji přehlednou. V tomto článku se budeme zabývat tím, jak vyčistit gmailovou schránku a zvládnout ji jako profesionál.
Jak vyčistit gmailovou schránku?
Gmail je jednou z nejpopulárnějších emailových platforem na světě. Slouží pro komunikaci jak mezi lidmi, tak i mezi společnostmi, podniky či organizacemi. Pokud však nejsou správně spravovány, může být vaše gmailová schránka plná nepotřebného spamu, nepřečtených zpráv a nadměrných příloh. Jak tedy vyčistit vaši gmailovou schránku a udržet ji ve správném stavu?
Přehled vaší schránky
Než začnete svou schránku čistit, je vhodné si udělat přehled o příchozí poště. Gmail vám nabízí různé možnosti, jak se zorientovat v nedávné a archivované poště. Můžete si například nastavit prioritní zprávy, označovat důležité zprávy hvězdičkou, vytvořit si záložky dle témat nebo jen prostě procházet vaši schránku v časové posloupnosti. Můžete si také vyfiltrovat zprávy podle toho, zda jste na ně odpověděli, zda zpráva obsahuje přílohu a další kritéria.
Archivujte staré zprávy
Gmail vám umožňuje zprávy archivovat. Takto archivované zprávy nezmizí z vaší schránky, ale budou uloženy do sekce Archiv. Pokud máte spoustu zpráv, se kterými už nepracujete nebo už nejsou aktuální, je vhodné je archivovat. Jednoduše zaškrtnete zprávu a stisknete ikonu archivu (ikonu šipky nahoru); a tuto zprávu budete moci najít později v části Archiv.
Mazání zpráv
Pokud o zprávy raději nepřijdete úplně a chcete si je nejdříve pro jistotu uložit na svém počítači, můžete využít možnost stažení všech zpráv dle daného filtru (například všechny zprávy od stejného odesílatele). Gmail také nabízí možnost mazání zpráv, které již nepotřebujete. Zaškrtnete zprávu a stiskněte ikonu koše (ikonu šipky dolů). Tuto zprávu pak již nebudete moci najít ani v části Archiv. Pokud se vám jednoduše maže celá kategorie emailů, můžete pomoci i s funkcí “Odstranit vše” – tuto funkci ale používejte obezřetně a po zvážení všech okolností.
Likvidace spamu
Nepřesná registrace, akce a přihlášení k newsletteru nebo jednoduše návštěva určitých stránek na internetu vás mohou vést k obdržení spamu. Pornografická, podvodná a nikoli-tématická zpráva může být nejen nežádoucí, ale také nebezpečná pro bezpečnost vašich dat. Gmail takové zprávy detekuje a umístí do spamu, kde se automaticky smažou po 30 dnech. Do spamu vám však mohou “proklouznout” některé zprávy, které jsou spamem sice špatně označené, ale stále nejsou pro vás relevantní, a proto byste se jich měli bez váhání zbavit. Pokud znáte daného odesílatele a nechcete, aby jeho zprávy z konkrétního emailového účtu byly detekovány jako spam, můžete si ho označit jako Bez spamu.
Odstraňte nepotřebné přílohy
V přílohách se často skrývají soubory, které dříve byly pro vás důležité, ale nyní již ne. Tyto soubory, zejména s vysokým rozlišením nebo velké velikosti, mohou být odpovědné za plnění vaší schránky. Pokud se jedná o fotky nebo videa, můžete je nahrát na cloudovou úložiště jako Google Photos nebo Google Drive. Pokud už tyto soubory neplatí, smažte je. Stačí kliknout na zprávu s přílohou, otevřít ji a stisknout tlačítko na odstranění přílohy.
Vyhýbejte se spamu
Posledním tipem, jak udržet vaši gmailovou schránku čistou, je tím, abyste se spamu vyhýbali. Pokud si nejste jisti spolehlivostí odesílatele, jeho zprávu otevírat nebo na ni odpovídat. Redislovaný email s podezřelými přílohami může mít negativní dopad na bezpečnost vašich dat a případně vést k napadení počítače.
Následující tipy vám pomohou vyčistit vaši gmailovou schránku a udržet ji v řádném stavu. Využívejte tedy nabízených funkcí ve svůj prospěch a nezaplňujte schránku zbytečným obsahem.
